엑셀을 사용하다 보면, 때로는 여러 사람이나, 여러 지점 등에서 작성한 시트들을 하나로 모아 집게 해야 하는 경우가 꽤나 많이 있다.
이런 경우, 이들을 취합하려면, 각각의 시트에 있는 자료들을 일일이 복사하여 하나의 페이지에 칸을 맞추어가면서 수작업으로 붙여 넣은 후 집계하는 작업이 필요하나, 만일 데이터의 배치 형태나 위치가 다르면 정말 피곤한 반복작업이 되곤 한다.
또는 이러한 수작업 대신 다양한 함수와 조건문을 이용하여 선택적으로 데이터를 발췌하는 방법도 있으나, 만일 데이터가 많은 수의 시트의 분산되어 있는 경우라면, 함수 또한 무척 복잡하고 길어져, 알아보기 어렵고, 오류 발생의 가능성도 커지는 문제가 있다.
그런데, 엑셀에는 굳이 이런 복잡한 함수를 사용하지 않더라도, 여러 시트에 나누어져 있는 데이터들을 알아서 하나의 시트로 취합해 주는 “통합”이라는 기능을 제공한다.
엑셀의 “통합” 기능은 흩어져있는 기존 데이터의 순서나, 위치가 서로 완전히 일치하지 않더라도, 같은 항목에 해당되는 데이터들을 알아서 취합해 줄 뿐 아니라, 복잡한 함수식을 사용하지 않고도, 단순히 데이터 위치만을 지정하여, 간편하게 자료를 취합할 수 있어 자료 취합 시에 편리하다.
이러한 엑셀의 통합 기능은 다음의 화면처럼 각각의 항목끼리 합계를 구할 수도 있고, 개수를 셀 수도 있고, 필요하면 특정 항목에 해당되는 데이터들의 표준편차나 분산 같은 통계치를 계산하여 취합할 수도 있으나, 실제 업무에서 아마도 가장 많이 사용되는 것은 항목별로 여러 곳에 분산된 숫자를 합산해 주는 것이 아닐까 싶다.
본 글에서는 여러 시트에 분산되어 저장된 비용들을 하나의 시트로 취합하여 정리하는 예를 소개한다.
먼저 401호 및 402호에 해당되는 비용 항목들이 다음과 같이 하나의 시트에 저장되어 있고,
403호 및 404호에 해당되는 비용 항목들은 기존과 다른 월에 발생하였으며,
별도의 시트에 다음과 같이 준비된 상태이며,
405~407호에 해당되는 비용 항목들 역시 또 다른 시트에 저장된 상태이고,
408호 및 409호에 해당되는 비용 항목들은 또 다른 시트에 준비된 상태일 때,
이들 비용 항목들을 모두 다음의 시트에, 해당 호실별, 그리고 발생 시기별로 합산하여 집계하려는 경우,
이 시트에서 다음과 같이 엑셀의 “데이터” –> “통합” 메뉴를 선택해 준다.
그러면 다음과 같은 대화창이 나오는데,
여기서 동일 항목에 대해 적용할 연산을 선택해 준다.
본 예에서는 해당 비용 항목들의 합계를 산출할 것이므로, “합계”를 선택해 준다.
그리고, 어느 부분에 있는 데이터들을 취합할 것인지를 지정하기 위해, 대화창의 “참조” 부분에 참조할 데이터들의 영역을 지정해 준다.
먼저 첫 번째 시트에서 참조할 영역을 다음과 같이 선택한 다음
“추가” 버튼을 눌러주면 된다.
이후 다음 시트로 옮겨 참조할 영역을 또 추가해 준다.
이렇게 참조할 영역을 해당 영역 모두에 대해 추가하는 것을 반복해 준다.
본 예에서는 다음 화면과 같이 4개 시트의 영역이 참조 영역으로 추가되었다.
그 후, 취합된 결과에 붙여줄 이름에 사용할 레이블을 지정해 준다.
본 예에서는 각기 가장 왼쪽 열광 첫행의 값들이 비용발생호실과, 발생 시기를 나타내므로, 다음과 같이 선택해 주었다.
그리고 “확인” 버튼을 눌러주면,
다음과 같이 해당 호실별로, 각각의 월에 발생한 비용들이 모두 합산되어 표시되는 것을 확인할 수가 있다.
통합 기능을 사용하는 예제에 대한 동영상은 다음을 참조하기 바란다.
본 글에서 소개한 예제 파일은 다음에 첨부해 두었다.
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