실제 업무에서 문서관리에 유용한 멀티미디어 데이터베이스 (DB)를 액세스로 간단히 만들어 활용하기

오피스 프로그램의 일부분인 액세스(Access)는 엑셀만큼 널리 사용되지는 않지만, 파일을 그대로 데이터 레코드의 일부로 첨부할 수 있는 기능이 있기 때문에, 이를 이용하면, 문서 외에도 사진, 음악, 소리, 동영상 등의 다양한 자료들을 모두 포함하는 멀티미디어형 데이터베이스를 만드는 것이 아주 용이하다.

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즉, 다음 동영상처럼 하나의 문서내에 이런 모든 자료들을 멀티미디어 데이터로 첨부하여 관리할 수 있고, 이렇게 관리하면 업무가 매우 편리해 진다.

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물론 엑셀의 경우에도 파일을 삽입-개체 메뉴를 이용하여 문서의 일부로 첨부하는 것이 가능하기는 하지만, 대개의 경우, 소수의 파일을 첨부하는 경우가 대부분이고, 여러 행에 반복적으로 파일을 개체 형태로 첨부하는 것은 일반적으로 매우 드물다.

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그러나 액세스에서는 매 레코드마다, 반복적으로 파일로 된 데이터를 입력하는 것이 기본적으로 지원되기 때문에, 엑셀에 비해 다양한 데이터의 관리를 체계적으로 관리하는 것이 훨씬 용이한 장점이 있다.

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또한 이렇게 파일을 첨부하는 방법 역시, DB를 만들 때 해당 필드가 파일 형태의 에이타인 것을 지정만 해주면, 준비는 끝나게 된다.

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실제로 액세스 시트 내에서 파일을 첨부하는 경우는 다음과 같이 클립의 모양으로 나타내어지고, 해당 레코드에 첨부된 파일의 수가 숫자로 나타나게 된다.

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실제 파일을 첨부하는 과정도 간단해서, 액세스 시트에서 클립 부분을 더블클릭하면, 다음과 같이 파일을 추가하거나 열거나, 삭제, 편집, 재생 등을 할 수 있는 대화상자가 열린다. 파일을 추가하려면 여기서 “추가”메뉴를 클릭하여 원하는 파일을 추가하면 된다.

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또한 이러한 파일 첨부 시 하나의 파일만을 첨부하는 것이 아니라, 첨부하는 파일의 수에는 제한이 없기 때문에, 여러 개의 문서나, 관련 증빙 사진, 관련 비디오 등을 함께 첨부할 수도 있다.

만일 위의 대화상자에서, “열기”를 클릭하면, 다음과 같이 해당 파일이 데이터가 되어 적절한 연계 프로그램을 찾아 해당 내용이 표시된다. 만일 그림이면, 그림으로 표시되고, 음악이나 소리이면 소리가 재생되고, 동영상 데이터 파일이었다면 해당 동영상이 재생된다. 만일 PDF 같은 문서였다면, 해당 문서가 열리게 된다.

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관련 예제

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따라서, 기업 활동에서 액세스를 활용한다면, 특정 거래에 대한 견적서 및 발주서, 선적서류, 선적 증빙 사진, 클레임 사진, 관련 동영상 등을 모두 해당 거래 레코드 데이터의 일부로 파일 형태 그대로 첨부할 수 있고, 필요한 경우, 해당 파일을 그대로 열러 서 볼 수 있기 때문에, 문서관리에 매우 유용하다.

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즉, 아래와 같은 간단한 문서관리체계를 만들고, 관련 문서들을 데 아마 파일 그 자체로 첨부하면

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파일 부분을 선택해서, 파일들을 원하는 대로 관리하거나 사용할 수 있다.

다음과 같이, 만일 납품 확인서를 선택해서 클릭하게 되면 해당 문서가 열리게 된다.

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이와 같은 문서 관리 방식을 이용하면, 여러 문서들을 매우 체계적으로 관리할 수 있게 되고, 매번 필요할 때마다 해당 문서를 찾아 헤매는 수고를 피할 수가 있다.

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시기 예제 파일을 다음에 공유한다.

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한 가지 기억할 것은 액세스는 현재 최대 2GB까지의 DB 데이터 파일 크기를 지원한다.

따라서 문서나 사진 같은 자료들의 저장에는 아무 문제가 없으나, 아주 길거나 고해상도의 영화 그 자체를 DB화하지는 말아야 한다.