엑셀을 사용하다 보면, 입력값이 특정한 몇 가지 목록에 해당되는 경우가 있다.
이런 경우, 매 셀마다 해당 값을 매번 직접 입력할 수도 있으나, 그보다는 좀 더 효율적인 입력을 위해, 미리 값의 목록을 만들어두고, 이 목록에서 원하는 입력값을 선택하는 것이 더 효율적이고, 입력 시의 오류도 줄일 수 있어 바람직하다.
엑셀에서는 이러한 기능을 “데이터 유효성 검사“를 이용하여, 간단히 구현할 수 있다.
엑셀에서 이렇게 구현하는 과정은 쉽고 간단하다. 잠깐동안에 배워서 활용할 수 있도록, 자세히 소개한다.
예를 들어 다음과 같이 반려견의 이름과, 각 반려견의 견종을 입력하여 정리하는 경우를 생각해 보자
견종 부분에는 다음과 같은 목록 중에서 해당되는 값을 입력할 예정이라면,
다음과 같은 방법으로 목록에서 선택하도록 지정할 수 있다.
먼저, 견종을 입력할 범위를 지정하고, “데이터 유효성 검사“를 선택한다.
데이터 유효성 대화상자가 나오면, 아래의 파란 부분처럼 제한 대상을 “목록”으로 변경해 준다.
그 후, “원본” 부분 옆의 화살표를 클릭하면, 다음과 같이 목록에 대해 미리 지정된 값들을 선택할 수 있는 대화상자가 나온다.
이를 이용하여, 목록의 값들을 지정한다.
목록으로 사용할 지정값들은 엑셀시트내 다른 페이지에 있어도 무방하다. 내 경우엔 지정값들은 통상 별도의 페이지에 정의해 두고, 이 값이 실수로 삭제되거나 편집되는 것을 막기 위해, 해당 페이지는 시트보호 및 시트감추기를 하는 편인데, 이렇게 하면, 지정값들을 보다 체계적으로 관리할 수 있고, 불필요한 변경이나, 삭제도 막을수 있어서 좋다.
목록의 원본 값 지정이 끝나면, 확인을 눌러준다.
이로써 끝이다.
이렇게 지정이 완료된 상태에서 다시 견종 부분으로 가보면, 범위를 지정한 각 셀의 우편에는 해당 셀로 이동할 때마다 작은 역삼각형 마크가 나타난다.
이 작은 역삼각형 마크를 마우스로 클릭하면, 다음과 같이 미리 지정해 둔 목록 값들이 리스트 형태로 나타나며,
이중 원하는 값을 클릭하면, 해당 셀에 자동으로 입력이 이루어진다.
전체과정을 소개한 다음 동영상을 참조하기 바란다.
