“빠른 채우기” 기능 소개
엑셀로 자료를 정리하다 보면, 기존의 문자 데이터들을 일정한 규칙대로 반복해서 작업해야 하는 경우들이 있다. 예를 들면, 특정 열의 일부 문자만 발췌한다든가, 특정 열위 값 주 일부만 가져온다든가. 아니면, 여러 열위 데이터들을 서로 조합한다든가 하는 경우를 들 수 있다.
이러한 경우, 업무를 효과적으로 하기 위해 함수를 이용하기도 하는데, 때로는 함수가 복잡할 때도 있어, 의도한 대로 잘 안되는 경우도 많고, 또한 일일이 하나씩 편집해서 수동으로 입력하려고 하면 자칫 막노동 같은 단순 작업이 되어 작업이 짜증도 나고 시간도 많이 걸리게 된다. 그런데, 이런 경우에 매우 효과적으로 사용해 볼 수 있는 엑셀의 “빠른 채우기”라는 기능이 있어 소개한다.
엑셀의 “빠른 채우기”라는 기능을 간략히 설명하자면…..
“열” 단위 데이터 테이블에서, 기존 문자열 데이터를 활용해 새롭게 넣어줄 값의 Sample을 하나 입력하면,
같은 “열”의 나머지 셀들은 엑셀이 판단하는 “동일한 규칙”에 따라 자동으로 값을 채워주는 기능으로, 굳이 복잡한 함수를 적용하지 않더라도, 원하는 결과를 쉽고 빠르게 만들어주는 효과가 있다.
사용방법
사용법도 매우 간단해서, 기존 테이블에 인접하는 열에서, Sample 데이터를 넣고 “빠른 채우기”명령만 실행해 주면 완성된다.
구체적인 사용 예를 들면, 다음과 같은 테이블의 Q 열에, 해당 행위 비용 항목을 나타내는 K 열의 데이터를 간략화하여 왼쪽 2글자만 가져와 채워 넣고 자 하는 경우,
* 기존 테이블에 인접한 열(Q)에 기존 데이터를 가져올 규칙을 적용한 Sample(“일반”)을 넣어준다.
* 그리고, 엑셀 메뉴에서 “데이터 ” –> “빠른 채우기”를 선택해 주면 결과를 얻을 수 있다
그러면, 해당 열의 나머지 구간에 다음과 같이 자동으로 동일한 방식으로 데이터들이 모두 채워지는 것을 볼 수가 있다. 중요한 것은 이러한 작업 과정에서, 아무런 수식이나 함수도 사용하지 않았고, 그저 1-2초 내에 작업을 완성할 수 있었다는 점이다.
만일 규칙의 Sample을 다음과 같이, 호실 정보와, 비용 항목을 결합한 형태로 입력하였다면,
다음과 같이 2개의 셀에서 각기 정보를 가져다가, 가공한 다음 다시 하나로 합쳐서 입력하는 작업이 순식간에, 아무런 수식이나 함수 사용 없이도 자동으로 이루어지게 된다.
수치값 데이터에서는…
이처럼 “빠른 채우기” 명령은 기본적으로는 문자열 데이터를 이용한 작업에 아주 유용하나, 수치값이 포함된 데이터는 해당 데이타를 숫자로 해석할지 또는 문자로 해석할지에 따라, 채워지는 결과값이 달라질수가 있어 주의가 필요하다.
참고로 원래의 데이타를 문자로 간주할지 또는 숫자로 간주할지는 1000단위 구분에 사용하는 구분기호 “,”가 중요하게 작용한다.
먼저 가져올 모든 데이타가 수치데이타인 경우 (= 데이타 값에 “,”가 있는 경우)…
다음과 같은 테이블의 2022.5월의 값을 1000원 단위 숫자만을 가져오고자 하는 경우, 다음과 같이 Sample로 “41”을 넣고.
빠른 채우기를 실행하면, 다음과 같이 모든 값들이 의도한대로 정상적으로 채워지게 된다.
문자형 데이타와 숫자형 데이타가 혼재된 경우(= “,” 기호가 있기도 하고, 없기도 한 경우)..
다음과 같이 2022.3월의 데이타를 동일한 방식으로 가져오기 위해, Sample로 “42” 값을 넣고
빠른 채우기 명령을 수행하면…
다음과 같이, 대부분의 데이타들은 수치로 인식되어 의도한대로 10000단위값을 가져왔으나,
원래의 데이타에 구분기호 “,”이 없었던 경우의 데이타 110은 의도한 값은 0이었으나, 110이 문자데이타로 간주되어, 원래의 데이타 그대로 110으로 표기되는 것을 볼수가 있다.
수치데이타에 “,” 이 전혀 없는 형태의 서식이라면 …
수치형 데이타의 또 다른 가능한 경우로는 다음과 같이 수치데이타 자체에 구분기호 사용이 없는 경우이다.
위에서와 동일한 데이타를 다음과 같이 단지 구분기호 “,”만 없는 형태에서, 위와 동일한 방법으로, Sample 규칙값으로 42를 넣어주고
빠른 채우기를 시도하면 다음과 같은 의외의 결과를 얻게된다.
이러한 결과를 살펴보면, Sample로 넣어준 값 “42”를 문자열로 간주하고, 원래의 데이타에서 왼쪽의 두글자를 가져오는 방식으로 해석했음을 알수가 있다.
이처럼 수치데이타 테이블에 빠른채우기를 사용하는 것도 가능하지만, 결과가 의도한 대로 채워졌는지에 대해서는 확인이 필요함을 설명하였다.
빠른채우기 기능을 사용하는 예제에 대한 동영상 자료는 다음과 같다.
